Off site là gì và vì sao nhiều người làm mãi vẫn mờ nhạt

Tuần trước tôi ngồi đọc thread trên r/devvn có gần 700 bình luận. Cả đám cùng than một câu: đã đi 3 lần off site năm nay, mỗi lần về chỉ còn cảm giác mệt, rỗng, và thầm chửi sếp lãng phí tiền công ty. Không ai nhớ trò chơi gì. Không ai thân hơn trước. Chỉ nhớ đã mất một ngày cuối tuần.

Đó cũng chính là lý do hôm nay tôi viết về off site là gì. Không phải định nghĩa khô khan từ từ điển. Không phải danh sách lợi ích copy từ bài SEO. Mà là cái bản chất mà 90% người tổ chức chưa bao giờ hiểu đúng.

Không phải tất cả mọi thứ diễn ra ngoài văn phòng đều gọi là off site

Hầu hết mọi người hiểu sai từ gốc. Off site không có nghĩa là “đi đâu đó”. Nó có nghĩa là: di chuyển toàn bộ hoặc một phần hoạt động ra khỏi địa điểm thường xuyên, với một mục tiêu rõ ràng mà không thể đạt được khi ở tại chỗ.

Người ta hay không nói cho bạn nghe: thuật ngữ này không sinh ra từ ngành nhân sự. Nó sinh ra từ ngành xây dựng. Ở xây dựng off site là gì? Là người ta chế tạo tấm tường, khung sàn cả ngàn tấn trong nhà máy, kiểm tra từng vít ở điều kiện hoàn hảo, sau đó mới vận chuyển lên công trường lắp ráp trong vài giờ.

Không đi chơi. Không vui vẻ. Chỉ làm công việc, ở nơi phù hợp nhất để làm công việc đó.

Sau đó người ta mới mượn thuật ngữ này qua công nghệ, qua SEO, qua nhân sự. Và ở đây nó bị bẻ cong hoàn toàn. Người ta quên cái điều kiện cốt lõi: phải có mục tiêu không làm được ở văn phòng.

Nếu bạn kéo cả team đi Vũng Tàu, rồi vẫn họp nội dung cũ, vẫn chơi trò kéo co mà bạn cũng có thể chơi ở sân công ty, thì đó không phải off site. Đó chỉ là chuyến đi chơi bắt buộc. Và đừng ngạc nhiên khi nó không mang lại kết quả gì.

Nhiều người còn chế nhạo: tại sao tụi xây dựng làm off site hàng tháng chẳng ai than, còn nhân viên văn phòng đi một lần cũng càu nhàu? Vì tụi xây dựng không đi chơi. Họ đi để hoàn thành công việc. Họ không bị bắt phải giả cười. Họ không bị cướp cuối tuần. Vậy là đủ khác biệt rồi.

Tại sao mỗi lần off site xong mọi thứ chỉ càng mờ nhạt

Tôi từng chứng kiến cái này tận mắt. Đầu năm nay công ty cũ tổ chức 2 ngày 1 đêm ở Phan Thiết. Sếp nói mục tiêu là gắn kết team. Không có chương trình khác ngoài ăn uống, chụp ảnh, và trò cưới hỏi giấy mà mọi người đều giả vui.

Đến bữa tối thứ hai toàn bộ lũ dev ngồi góc nhà hàng, mở laptop fix bug, không ai nói chuyện với nhau. Về đến văn phòng hôm sau, không có ai thân hơn. Ngược lại, bắt đầu có lời than: phí cuối tuần, lãng phí tiền. Nếu sếp đưa tiền đó chia cho mỗi người còn vui hơn.

Cái rủi ro mà không ai nói với bạn: off site không làm tăng gắn kết. Nó chỉ phóng đại cái văn hóa đã có sẵn trong team bạn. Nếu team bạn đã có rạn nứt, đã không tin tưởng nhau, một chuyến đi chơi ngoài kia sẽ không hàn gắn được. Nó chỉ làm rạn nứt đó to ra thôi.

Bạn tưởng đi ngoài kia mọi người sẽ mở lòng. Không. Mọi người chỉ càng nhận ra rõ hơn: chúng ta thực sự không hợp nhau chút nào.

Và tệ hơn cả, sau 3-4 lần như vậy, mọi người sẽ bắt đầu coi off site là một nghĩa vụ. Là một cái gì đó phải chịu đựng. Lúc đó dù sau này bạn tổ chức cái gì đúng nghĩa đi nữa, mọi người cũng sẽ đến với tâm thế phòng thủ sẵn. Không còn ai muốn đầu tư cảm xúc nữa.

Những rủi ro mà 99% công ty bỏ qua khi tổ chức off site

Mọi người chỉ nói về lợi ích của off site. Không ai nói về cái giá phải trả. Và cái giá đó không chỉ là tiền vé, tiền khách sạn.

Bảo mật và pháp lý

Có ông bạn tôi trưởng phòng công nghệ ở một startup. Năm ngoái đưa cả team sang Thái Lan off site. Mọi người mở laptop kết nối wifi khách sạn làm việc bình thường. Không ai dùng VPN. Không có quy định gì cả.

Một tuần sau họ bị lộ cơ sở dữ liệu 12 ngàn khách hàng. Bị đối tác châu Âu hủy hợp đồng. Bị phạt theo GDPR gần 400 triệu đồng. Tất cả chỉ vì một chuyến đi mà mọi người tưởng chỉ để vui. Đây không phải trường hợp hiếm. Hàng trăm công ty mỗi năm gặp phải vấn đề tương tự.

Chi phí ẩn

Bạn tính tiền khách sạn tiền ăn xong nghĩ đó là toàn bộ chi phí. Không. Bạn còn mất 2 ngày làm việc của cả team. Bạn mất tinh thần làm việc 3 ngày sau đó vì mọi người mệt. Bạn mất sự tin tưởng khi nhân viên thấy bạn lãng phí nguồn lực vào những thứ vô nghĩa.

Tính hết, một chuyến off site cho 20 người thường tốn gấp 3 lần con số bạn viết vào báo cáo chi phí.

Thiệt hại văn hóa

Điều tồi tệ nhất: Khi bạn tổ chức off site bắt buộc vào cuối tuần, bạn đang gửi một thông điệp rất rõ ràng: thời gian cá nhân của nhân viên không quan trọng. Công ty có quyền lấy nó bất cứ lúc nào.

Bạn có thể thu về 100 tấm ảnh cười trên group công ty. Nhưng trong tâm trí mỗi người, họ đã giảm một phần nỗ lực mà họ sẵn sàng đóng góp cho công ty. Và bạn sẽ không bao giờ thấy được cái tổn thất đó.

Làm sao để off site không phải là lãng phí thời gian

Không khó. Chỉ cần bạn quay về định nghĩa gốc của từ này. Trước khi đặt vé, trước khi gửi thông báo, hãy trả lời một câu hỏi duy nhất:

Điều gì tôi muốn làm ở đây, mà tôi KHÔNG THỂ làm được tại văn phòng?

Nếu bạn không trả lời được câu này, đừng tổ chức. Đừng phí tiền. Đừng phí thời gian của mọi người.

Nếu câu trả lời của bạn là “muốn mọi người gắn kết hơn”, hãy hỏi tiếp: tại sao ở văn phòng họ không thể gắn kết với nhau? Lỗi ở phòng làm việc? Lỗi ở cấu trúc công việc? Lỗi ở bạn? Giải quyết cái vấn đề đó trước. Đừng cố che nó bằng một chuyến đi chơi.

Nếu bạn thực sự muốn tổ chức, hãy làm theo 3 quy tắc:

• Không bao giờ tổ chức vào cuối tuần: Nếu nó quan trọng đủ để làm, nó quan trọng đủ để làm vào giờ làm việc.
• Luôn có đầu ra cụ thể: Không phải “gắn kết”, mà là “ra được kế hoạch quý 4”, “giải quyết xung đột giữa 2 bộ phận”, hay “brainstorm 10 ý tưởng tính năng mới”.
• Luôn có buổi thảo luận sau khi về: Hỏi mọi người cái gì tốt, cái gì xấu, và chúng ta sẽ áp dụng cái gì vừa học được vào công việc hàng ngày.

Đừng nghe những người nói off site là thần dược. Đừng nghe những người nói off site hoàn toàn vô dụng. Giống như mọi công cụ trên đời này, nó tốt hay xấu chỉ phụ thuộc vào cách người ta dùng nó.

Cuối tuần trước tôi có đi một chuyến off site. 6 người. Đi căn nhà thuê ở Đà Lạt. Không có trò chơi. Không có chụp ảnh bắt buộc. Chúng ta chỉ ngồi cùng bàn, viết hết 17 trang kế hoạch sản phẩm cho năm sau. Về đến nhà mỗi người đều mệt, nhưng không một ai than phí thời gian.

Đó chính là off site đúng nghĩa. Không vui nhộn. Không rực rỡ. Chỉ là bạn đi đến một nơi phù hợp, để làm xong một công việc quan trọng, mà bạn không thể làm được ở nơi quen thuộc.

Ngày mai nếu sếp bạn thông báo sẽ tổ chức off site. Đừng vui sướng. Đừng tức giận. Chỉ cần hỏi một câu thôi: chúng ta đi để làm gì?